O tym, że rozwój nowych technologii dość mocno idzie w stronę usprawnienia procesów biznesowych świadczy m.in. uruchamianie na polskich uczelniach nowych kierunków związanych właśnie z tym obszarem czy obecność przedmiotów, podczas których studenci uczą się obsługi konkretnych narzędzi informatycznych. Sygnalizuje to rosnące zapotrzebowanie na specjalistów w tej dziedzinie, co z kolei świadczy o tym, że przedsiębiorcy coraz częściej interesują się tym, jak udoskonalić pewne procesy w swoich firmach.

Często jednak właściciele przedsiębiorstw nie są świadomi, że istnieją narzędzia informatyczne mogące usprawnić działanie ich firm. Odpowiedzią na ten problem może być odbywająca się w dniach 16-18 marca konferencja Inspiring Solutions organizowana przez Samorząd Studentów SGH oraz CEMS Club Warsaw. Konferencja jest poświęcona tematyce zastosowania IT w biznesie, zaś jej celem jest m.in. przekazanie uczestnikom praktycznych umiejętności dotyczących wykorzystania innowacyjnego oprogramowania i narzędzi. W ten sposób młodzi ludzie już na tym etapie mogą w sposób nieszablonowy zacząć planować działanie swoim przyszłych przedsiębiorstw.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

Obecnie nie tylko groźba utraty ważnych danych spędza przedsiębiorcom sen z powiek. Już sama chwilowa utrata dostępu do oferowanej przez firmę usługi może oznaczać ogromne straty finansowe czy utratę reputacji. Wystarczy wyobrazić sobie sytuację, gdy przedsiębiorstwo prowadzi sprzedaż internetową: w chwili gdy nasza strona internetowa jest niedostępna, a podobny produkt oferuje konkurencja, prawdopodobnie możemy pożegnać się z potencjalnym klientem, który w przyszłości nie będzie chciał mieć do czynienia z firmą, która nie potrafi zapanować nawet nad własnym sklepem internetowym.

W tej sytuacji z pomocą może przyjść wykonana wcześniej kopia zapasowa. Sam pomysł nie jest nowy, jednak tym, co pomoże usprawnić proces przywracania danych, jest wykonywanie backupu za pomocą specjalnego oprogramowania, dzięki któremu minimalizujemy ryzyko błędu i oszczędzamy czas, który musielibyśmy poświęcić na nadzór tego procesu. Inną możliwością jest tworzenie kopii zapasowej na internetowym dysku, czyli w chmurze. Większość oferowanych w wariancie bezpłatnym dysków posiada ok. 15 gigabajtów pamięci, co powinno wystarczyć dla małego przedsiębiorstwa. Jeśli firma chce przechowywać w chmurze ważące nieco więcej pliki, 100 gigabajtów pamięci można „wynająć” już za niecałe 2 dolary miesięcznie. Kwota jest naprawdę niewielka, zwłaszcza biorąc pod uwagę udogodnienia, jakie niesie za sobą to rozwiązanie: mowa tu nie tylko o wspomnianym backupie, ale także możliwości dostępu do ważnych plików w każdym miejscu, gdzie możemy połączyć się z Internetem. Co więcej, pliki można również udostępniać i w ten sposób pracownicy także zyskują do nich dostęp, co niejednokrotnie oznacza znaczną oszczędność czasu (a więc również i pieniędzy!), który musielibyśmy poświęcić na czekanie, aż ktoś dostarczy nam zaktualizowany dokument.

Zdalny dostęp

Coraz więcej firm zajmujących się oprogramowaniem, oprócz stacjonarnej wersji swoich produktów, proponuje także korzystanie z programów w chmurze. Jest to rozwiązanie o tyle wygodne, że wymagania sprzętowe są w tym przypadku praktycznie zerowe; jedyne, czym powinien dysponować komputer, z którego chcemy korzystać, to przeglądarka internetowa. I podobnie jak przypadku danych przechowywanych na dysku internetowym, program działający w chmurze jest dostępny dla użytkownika w każdym miejscu i czasie, może być również używany przez inne osoby po podaniu odpowiedniego loginu i hasła. Co za tym idzie, w przypadku popełnionego przez pracownika błędu, nie trzeba już czekać na przyjazd specjalisty, wystarczy podać odpowiedniej osobie wspomniany login i hasło. Kolejna oszczędność czasu.

W przypadku programów, które ze względów technicznych muszą być tradycyjnie zainstalowane na komputerze, coraz większą popularność zyskuje oprogramowanie do zdalnego zarządzania komputerem. Pozwala ono zaoszczędzić na zakupie dodatkowych licencji, jeśli chcemy np. pracować na domowym komputerze. Wystarczy zainstalować wspomniane oprogramowanie na komputerze w biurze oraz w domu (często wersja przeznaczona do użytku niekomercyjnego jest darmowa) i po wprowadzeniu odpowiednich danych zabezpieczających dostęp możemy zdalnie zarządzać służbowym sprzętem. Po raz kolejny, oprócz korzyści finansowych, takie rozwiązanie pozwala również zaoszczędzić czas: jeśli w firmie ktoś zapomni włączyć aktualizację ważnego programu, zamiast wracać się do biura, można zrobić to zdalnie.

Wszystko na swoim miejscu

Gdy przedsiębiorstwo się rozrasta, coraz bardziej problematyczne może stawać się pamiętanie o wszystkich spotkaniach czy telefonach do wykonania. Karteczki, na których zostały zapisane terminy następnego kontaktu z potencjalnym klientem mają tendencję do zawieruszania się, a kalendarze w smartfonach często nie posiadają na tyle rozbudowanych funkcji aby sprostać pewnym wymaganiom. Z pomocą może przyjść tutaj system CRM (ang. Customer Relationship Management), który, najprościej mówiąc, jest narzędziem do zarządzania bazą danych klientów. Może pełnić funkcję zarówno rozbudowanego kalendarza, gdzie przechowywane są informacje na temat spotkań z klientami, jak również zwykłej bazy danych, w której oprócz informacji na temat klienta mogą być wpisane również dane dotyczące produktów przez niego oferowanych, numerów katalogowych czy ceny. To jednak dopiero mały procent tego, co tak naprawdę potrafi ten system. Na podstawie czytelnie przedstawionych informacji na temat częstotliwości kontaktów z potencjalnym klientem i ich efektów dużo łatwiej ocenić szanse na zawarcie kontraktu. A jeśli już o kontraktach mowa, wiele programów działających w tym systemie oferuje specjalne zakładki, gdzie można określić status prowadzonych z klientami negocjacji, co zdecydowanie ułatwi pracę osób odpowiedzialnych za kontakt z nimi.

Klient składający reklamację? System CRM i w takim przypadku przychodzi z pomocą: dzięki użyciu specjalnie przygotowanych do tego celu formularzy, osoba przyjmująca zgłoszenie z pewnością nie pominie żadnego szczegółu i będzie mogła śledzić etapy realizacji zgłoszenia na bieżąco. System CRM pozwala również przyjrzeć się statystykom prowadzonego przedsiębiorstwa: jeśli odpowiednio wcześniej wprowadzimy cele, które chcemy osiągnąć w danym przedziale czasowym, na wykresach możemy później obserwować stopień ich realizacji. Do bardziej zaawansowanych funkcji oferowanych przez niektóre programy działające w tym systemie należy również pomoc przy tworzeniu list i kampanii marketingowych.

Do urzędu przez Internet

Niejednemu przedsiębiorcy sen z powiek spędza nadchodząca wizyta w ZUS-ie czy wizja załatwienia czegokolwiek w urzędzie. Technologia znalazła rozwiązanie również i tego problemu. Odpowiedzią jest elektroniczny podpis.

Nowy pracownik w firmie, którego należy zgłosić do ZUS-u? Nic prostszego, wystarczy wysłać przez Internet odpowiednią deklarację opatrzoną elektronicznym podpisem. Przedsiębiorcy wskazują na wielką wygodę takiego rozwiązania i ogromną oszczędność czasu, jest to propozycja szczególnie korzystna dla firm zajmujących się prowadzeniem dokumentacji innych przedsiębiorstw: zamiast chodzić do urzędu z każdą deklaracją osobno, mogą ją wygodnie wysłać z biura, a pieniądze wydane na podpis elektroniczny zwrócą im się w postaci mniejszych wydatków na zakup tonera i papieru potrzebnych do wydruku wspomnianych deklaracji.

A jeśli już mowa o ZUS-ie, to nie sposób nie wspomnieć, że jest to instytucja, która poszła chyba najdalej, jeśli chodzi o zaawansowanie technologiczne: od jakiegoś czasu ZUS przyjmuje papierowe wersje deklaracji tylko w przypadku przedsiębiorstw liczących mniej niż 5 pracowników. Dodatkowym udogodnieniem jest również natychmiastowa weryfikacja deklaracji składanych przez Internet: zamiast czekać, aż przyjdzie z urzędu pismo oświadczające, że w naszej deklaracji był błąd i musimy ją złożyć ponownie, system w czasie rzeczywistym ją sprawdzi i od razu powiadomi o ewentualnej pomyłce, zanim zdążymy ją wysłać.

Z czasem elektroniczny podpis stanie się niezbędny w zasadzie dla każdego przedsiębiorcy. Od 2018 roku obowiązkowe stanie się wypisywanie zwolnień lekarskich w elektronicznej formie. Aby mieć dostęp do takiego zwolnienia, pracodawca będzie musiał się zalogować na Platformę Usług Elektronicznych ZUS-u, a do zalogowania się potrzebny jest właśnie podpis elektroniczny. Wygląda więc na to, że już niedługo nawet najwięksi sceptycy będą musieli przekonać się do obecności nowych technologii w swojej firmie.

Opracowania zawarte w portalu inwestycyjnym www.gazetatrend.pl nie są rekomendacjami w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 października 2005 r. w sprawie informacji stanowiących rekomendacje dotyczące instrumentów finansowych lub ich emitentów (Dz. U. z 2005 r. Nr 206, poz. 1715). Wydawca i autorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody poniesione w wyniku decyzji inwestycyjnych podjętych na podstawie opracowań publikowanych w ramach portalu inwestycyjnego www.gazetatrend.pl.

Wszelkie opinie i oceny zawarte w niniejszym serwisie wyrażają indywidualne opinie osób je sporządzających w dniu ich publikacji i nie mogą być interpretowane jako podstawa do podejmowania jakichkolwiek decyzji dotyczących inwestycji dokonywanych przez czytelnika.

Dodatkowe ikony wykorzystane na zasadach licencji Creative Commons: famfamfam Silk oraz FatCow.